Een inhoudelijk goede offerte is de vliegende start van een project. Al voorafgaande aan het regeltechnisch ontwerp weten we precies wat we gaan maken. Daardoor hoeven we ‘alleen nog maar’ alert te zijn op eventuele wijzigingen gedurende de uitvoering en te anticiperen op onverhoopte tegenvallers, zoals een eventuele vertraging van de bouw.
De opdracht: “Voorwerk scheelt in faalkosten”
Arjan Menkman, Projectleider Coneco: “Achter de schermen werk ik al tijdens de offertefase aan de mogelijke opdracht. Bij onze zogenaamde projectcheck controleer ik alle technisch inhoudelijke zaken zoals de principeschema’s en de benodigde uren. Staat alles er in? Iets vergeten of dubbel vermeld? Natuurlijk ben ik via onze sales engineer al op de hoogte van de opdracht en de specificaties. Als we de opdracht gegund krijgen, gaan we intern met het sales- en uitvoeringsteam om tafel. En als het om een nieuwe opdrachtgever gaat of er zijn nieuwe mensen bij een bestaande opdrachtgever, dan organiseren we een kickoff bij de klant of het project – of als het niet anders kan via videobellen. Wat we ook doen, via dit videobellen, is het doorspreken van de regeltechnische omschrijvingen en regelkasttekeningen met de klant. Deze werkwijze werpt zijn vruchten af in de praktijk én op locatie. Onze inbedrijfstellers kunnen dankzij ons voorwerk ‘blind’ hun werk doen. Dat scheelt zeker in de faalkosten en zorgt voor de oplevering van een succesvol project; voor alle partijen!”
De oplossing: “Snel schakelen dankzij continu contact”
Robin Smallegange, Project manager Coneco: “Na de kickoff van een project en soms al net voor het indienen van een offerte duik ik in de planning. Als de opdracht eenmaal gegund is, kan ik direct schakelen. Veldapparatuur en regelkasten bestellen en benodigde informatie opvragen. Daarnaast ben ik regelmatig in contact met de opdrachtgever, wanneer leveringen of inbedrijfstellingen plaats moeten vinden soms wel dagelijks. De planning is mijn gespreksonderwerp. Die moet ik altijd kunnen bijstellen, omdat het op de bouw vaak net iets anders loopt dan verwacht. Door dat nauwe contact kunnen we goed anticiperen en zorgen dat bekabeling en/of inbedrijfstelling mee kan veren in die wijzigingen. In proactief denken en werken zit het verschil: ik wil álle gegevens weten. Ook van alle mensen op de locatie. Ik heb in het heetst van de strijd niks aan een telefoonnummer van de opdrachtgever, maar wél aan die van de mannen op de vloer! Natuurlijk sta ik ook voortdurend in contact met mijn collega’s op kantoor en op locatie. Als je weet waar iedereen staat kun je snel schakelen.”
De ervaring: “De realisatie verloopt vloeiender”
Willem Vonk, M&R technicus Installatiebureau Rutgers: “Wij proberen zelf al altijd veel in het vooruit te kijken. De energie die je in het voortraject steekt win je volgens mij altijd terug. Moeilijk om te zeggen op welke punten je precies tijd of geld wint. Maar een ding is zeker: de realisatie verloopt vloeiender als je al vroeg in het traject denkwerk verricht; wij noemen dat Haarlemmerolie. Alle Priva-installaties die Rutgers realiseert, komen onder mijn ogen en gaan door mijn handen. We maken eerst zelf het ontwerp en de principeschema’s. Coneco controleert ze en werkt ze om naar een regelschema. In onze samenwerking corrigeren we elkaar altijd. Onze samenwerking verloopt goed en dat merk je per definitie in de uitvoering.”
Wil je weten hoe we het offertetraject doorlopen en waar we winst boeken? Lees de blog Waarde toevoegen in het offertetraject.
